Naar goede gewoonte starten we de opleiding met een kantoorschets:
- Hoe werkt je kantoor vandaag?
- Klassement digitaal of nog steeds op papier?
- Handtekening opvragen aan de klant, digitaal of nog met de hand?
- Welk document houden we bij en welke niet?
- Welk document steken we onder welke verdeling?
Herkenbaar? Wat als we dit nu met bepaalde software zouden kunnen oplossen? Deze opleiding doet je nadenken over jouw documentencentrale. Welk nut hebben ze? Waarom gebruiken we ze? Maar vooral: welke uitdagingen lossen ze op?
Bekijk hier de korte opleiding 👇
Wat valt er onder een documentencentrale?
Dat is eigenlijk de digitale versie van een goed ouderwets klassement.
Uiteraard willen we deze vernieuwen en ‘digitaliseren’ en dat is precies waaromwe je je voor aanvang de volgende vragen moeten stellen.
- Gaan we met een mappenstructuur of met labels werken?
In een mappenstructuur kunnen we een mooie oplijsting van mappen maken, maar deze is niet future-proof. Mappen veranderen, vergroten, verkleinen. Welke klant steekt waar? Heeft elk dossier dezelfde mappen?
Vind je het raar dat ik denk dat er af en toe wel eens een document ‘kwijt’ geraakt? Sommige documenten kunnen in meerdere mappen thuishoren, dus moeten we deze dan kopiëren? - Gaan we werken met digitale handtekeningen?
Een handtekening ontvangen van de klant blijft een moeilijk traject. Dit looptal jaren moeizaam en met de komst van e-sign platformen hopen we op de verlossing! Het tijdperk van digitalisatie is aangebroken, dus zien we ook wel efficiëntie in digitale handtekeningen.
Al voelen we dat onze klanten hier niet altijd voor staan te springen. Gebruik van deze platformen en tools in de gouden tip, maar geef ze wel de nodige mogelijkheden om te tekenen. Voor je klanten is er niets vervelender dan te willen, maar niet kunnen tekenen. - Welk pakket geeft sterke documentherkenning?
Uiteraard gaan we weer op zoek naar een zo hoog mogelijke automatisatie in de basis. Deze automatisatie moet komen vanuit de software die we gebruiken. Informeer je daarom zeer goed over welke documenten er automatisch herkend worden in jouw DMS-tool. - Moeten mijn documenten intern afgeschermd kunnen worden?
Waar gespecialiseerde DMS-systemen verder in gaan, is in de beveiliging van documenten. Zo kun je ook bepaalde rollen binnen jouw kantoor toewijzen die bepalen wie welk document of documenttype kan zien en wie niet. In onze expertise is dit niet altijd even cruciaal, maar geef toe: het kan altijd van pas komen!
Deze vraagstukken zijn broodnodig om zo een uniform, maar hyperefficiënt documentmanagementsysteem op te bouwen. Zodat iedereen eindelijk de nodige documenten terugvindt met één klik op de knop!
Wil je de volledige opleiding in uitgeschreven versie raadplegen?
Vul dan onderstaand formulier in, dan bezorgen wij je de volledige White paper ‘Documentencentrale’.
Download nu de whitepaper
Wil je de volledige opleiding in uitgeschreven versie raadplegen?
Vul dan onderstaand formulier in, dan bezorgen wij je via mail de volledige whitepaper.
