Op kantoor werken we met gele post-its, mailen we elkaar kleine en grote opdrachten. Intern hanteren we allemaal een andere manier van werken. Als we onze tijd registreren, kiezen we vaak willekeurig een bepaald tijdsregistratie-item. En Excel is onze beste vriend! Hierin maken we lijstjes om al onze taken op te volgen. Helaas doet niet iedereen dit even nauwkeurig.
Herkenbaar? Wat als we nu al deze zaken in één uniform systeem zouden kunnen krijgen? Een systeem dat alles combineert en ons leven vereenvoudigt. Het bestaat!
Bekijk hier de korte opleiding 👇
Wat zijn taakplanningen?
Taakplanningen zijn uniforme werkwijzen binnen het kantoor die we toepassen per klant of relatie. Door deze processen voorafgaand goed uit te werken, zullen we binnen het kantoor eenzelfde manier van werken adopteren.
De bedoeling is om alle onze services die we voorzien voor onze klanten in kaart te brengen en ook in stappen op te bouwen. Dat noemen ze interne procedures. Die zijn trouwens ook zeer nuttig voor jouw kwaliteitstoetsing voor het instituut. Deze interne procedures schrijven we uit en verdelen we in juiste deeltaken. Deze deeltaken wijzen we vervolgens toe aan de juiste medewerkers. Zo is het overduidelijk voor heel het kantoor wie, welk onderdeel doet van welke taak.
Als we bijkomend elke deeltaak voorzien van een uniform tijdsregistratie-item, zal elke medewerker dezelfde stappen hanteren en bijkomende dezelfde registratie volgen. Dat geeft een verzameling van inzichten over onze interne werking: data.
Meer efficiëntie
Dat leidt tot vier cruciale efficiëntieverbeteringen.
Je kan rapporten trekken over hoe lang een bepaalde taak duurt, in plaats van te gissen naar het tijdsbestek. Zo ken je de workload per collega. Zo kan je gerichter zoeken naar automatisatietoepassingen die de nodige (deel)taken kunnen opvangen. Bijkomend en ook niet onbelangrijk, weet je of je de juiste marges haalt op je services elk afzonderlijk. Want laat ons niet vergeten: ook accountants zijn ondernemers.
En wij bij Digly zien dat accountants enorm veel voor niets doen. Op zich is er niets mis met dat laatste, maar als we de impact of het volume hiervan kunnen bekijken, denken we er mogelijk anders over.
En tot slot: weg met onze Excel-lijsten! Lang leve geautomatiseerde lijsten, die iedereen invult. Doordat we taken bundelen met registraties, zullen taken afgevinkt worden, waardoor lijsten trekken in Excel ook niet meer nodig is. Onze kantoorbeheersoftware zal deze lijsten wel visualiseren.
Kortom, taakplanningen zijn een van de belangrijkste onderdelen in jouw organisatie om efficiëntie te behalen. En dat is uiteindelijk de sleutel naar automatisatie. Met taakplanningen valt veel winst te halen. Dan heb ik het niet alleen over geld, maar ook over tijdwinst en teamwinst.
Wil je de volledige opleiding in uitgeschreven versie raadplegen?
Vul dan onderstaand formulier in, dan bezorgen wij je de volledige White paper ‘Taakplanning’.
Download nu de whitepaper
Wil je de volledige opleiding in uitgeschreven versie raadplegen?
Vul dan onderstaand formulier in, dan bezorgen wij je via mail de volledige whitepaper.
