Digitalisering is een hot item bij ons. Sinds de coronapandemie is dat in een zeer grote versnelling gegaan. Ik heb toen een aantal demo’s gevolgd maar op een bepaald moment zie je door de bomen het bos niet meer.
Bert kwam aan bod in verschillende webinars. Ik wou ergens meer over weten, dus heb ik contact opgenomen met hem. We hebben een vlotte babbel gehad over de huidige situatie op kantoor, en dan hebben we een paar afspraken ingepland. Zo is de samenwerking ontstaan. Hij kwam kijken naar wat we op kantoor doen, welke programma’s we gebruiken en waar we naartoe willen. Hoe kunnen we dat gaan aanpakken? Hoe kunnen we dat optimaliseren? Hij heeft een soort kantooraudit gedaan zodat we een duidelijk beeld hadden van waar we staan, waar we naartoe willen en hoe we dat gaan realiseren.
We waren niet tevreden met de programma’s die we hadden. We hadden onze programma’s op onze server staan, maar we wilden naar programma’s in de cloud, kwestie van meer connectiviteit.
Het aanleveren van de documenten, Tax-on-web, BTW-aangifte en aangifte van de bedrijfsvoorheffing verliep “digitaal”. Maar dit stond echt in zijn kinderschoenen. We moesten iets veranderen.
Zodra die digitale toepassingen van de overheid bestonden, ben ik daar als een van de eersten mee ingestapt. Je ondervindt dan de ups en de downs, maar dan ben je tenminste mee. Er komt toch een moment dat het verplicht wordt. Als je tot dat moment wacht, word je geconfronteerd met nog meer problemen. Vandaar dat ik voorstander ben.
De overheid vergt telkens meer van ons. Er zijn veel controles voordat je iets kan indienen. Het is dus belangrijk dat je efficiënt kan werken en maar een klein foutenpercentage hebt. Soms moeten we buiten kantooruren iets indienen omdat het systeem overbelast is, zeker wanneer grote kantoren in batch beginnen doorsturen. Dus dat moet efficiënter.
Hij weet perfect welke stappen genomen moeten worden. Binnen een zeer korte tijdspanne kan je een switch maken.
In een korte tijdspanne, mits veel energie, zijn we overgestapt naar nieuwe software: AdminPulse, Octopus en Silverfin. In februari 2022 zijn we ermee gestart. De eerste facturen via AdminPulse zijn eind mei uitgerold, dat was vrij snel op punt. Quasi alle dossiers zaten toen in Octopus. De eerste afsluit met Silverfin was met de balansen van 30/6, dus de Biztax-indiening in eind januari, nu gevolgd door de balansen van 30/9 en 31/12. Op een zeker moment is de cirkel rond en gaan alle dossiers lopen via het Silverfin-platform, wat de balansen betreft.
We komen van Kluwer, daarna hebben we een overgang gedaan naar Adsolut, waar we helemaal niet tevreden over waren. We werkten ook met Basecone voor het aanleveren van facturen, maar ook dat is niet optimaal. Dan Accon, dan Superfisc wat Biztax betreft, de aangifte van vennootschapsbelasting en de personenbelasting.
In samenspraak met Bert hebben we dan AdminPulse geïmplementeerd. We gebruiken het voor kantooradministratie, taken inplannen, dossier opvolging, klant administratie, tijdsadministratie en facturatie.
Qua boekhouding hadden we met onze vorige software van Kluwer al enkele dossiers in Octopus, in de cloud. We hebben meer en meer dossiers in Octopus gezet, waar we nu hoofdzakelijk mee werken. We hebben een aantal klanten die met Exact Online werken. Een aantal dossiers zitten nog in Expert/M, maar die worden binnenkort ook afgesloten.
Voor de digitalisering en automatisering werken we met Zenvoices. Voor de afwerking van jaarrekeningen gebruiken we Silverfin. Ook de module voor de personenbelasting wordt toegevoegd aan Silverfin. Hoe meer je uit Admin Pulse kan halen van standaardgegevens, hoe meer je die kan doortrekken naar andere programma’s, waardoor je foutenpercentage vermindert. Je werkt optimaler, zo komt er meer tijd vrij om je klanten te adviseren.
Bert helpt ons, en wij stimuleren op onze beurt onze klanten om ook digitaal te worden. We overtuigen hen bijvoorbeeld om steeds frequenter en digitaal facturen aan te leveren, en leggen uit waarom.
De keuze van de tools is lang een struikelblok geweest. Je werkt jaren met bepaalde programma’s, maar toen er een opvolger kwam, is het misgelopen. We konden onze gegevens meenemen, dus we waren tevreden. Maar dat is zeer snel misgelopen. Mede door corona en de vele demo’s die we gevolgd hebben, zijn onze ogen geopend. We zagen dat onze confraters tevreden waren met hun programma’s. Op den duur zie je door de bomen het bos niet meer door alle verschillende programma’s. Toen we bij Bert terecht zijn gekomen, is het nog in een grotere versnelling gegaan.
Dat is het feit dat Bert gewerkt heeft in de accountancy sector, het feit dat hij getriggerd wordt door digitalisering, door al die programma’s. Hij denkt na over het best mogelijke scenario, ook voor ons als klein kantoor. Mensen zoals Bert en Digly zijn absoluut nodig voor de kleinere kantoren, omdat wij intern niemand hebben. Digly is iemand die naast of achter je staat, die weet wat het beste is voor jouw kantoor is en hoe je daar geraakt. Binnen een zeer korte tijdspanne kan je een switch maken.
Het vroegere uurtje-factuurtje hebben we samen met Bert aan de kant geveegd. We zijn overgestapt naar maandelijkse facturatie op basis van een soort abonnement. Ook dat geeft ons meer tijd en ruimte voor andere zaken.
Ik focus me nu op het finetunen. Welke punten kunnen we nog verbeteren en efficiënter maken? Al mijn kleurtjes in mijn vroegere Excel-sheets, zijn nu mijn gekleurde bolletjes in AdminPulse. Ik heb dat even tegelijkertijd gebruikt, Excel en Admin Pulse, om te controleren dat het loopt met de software. De keer nadien was mijn Excel-sheet weg. In AdminPulse kan iedereen mee volgen, iedereen weet welke taken voor hem of haar bestemd zijn. Dat is een goede overgang geweest.
Ja, op de dag van vandaag werken we nog altijd nauw samen. Als we hem nodig hebben, bellen we of mailen we. Hier op kantoor weten ze dat. Er is voldoende respons, de samenwerking verloopt vlot. Ik vind dat belangrijk.
Zeker en vast. Bert en Digly weet zeer goed waar zij mee bezig zijn. Zeker voor de kleine kantoren is hij een grote meerwaarde. Hij begeleidt ons in dat digitaliseringsproces. Hij kijkt op kantoorniveau waar we mee bezig zijn, wat we nodig hebben en wat we nog kunnen optimaliseren.
Accountant / Bestuurder
Schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief en ontvang nieuwe inzichten over digitalisatie in accountancy.
Altijd gehydrateerd, dankzij
