Dfisc is al 10 jaar een niche accountantskantoor dat zich bewust richt op vier sectoren: freelance consulting, vrije beroepen, non-profit en bouw. Het kantoor trok bewust die digitale kaart om bereikbaar te zijn voor alle klanten in Vlaanderen en Nederlandstalig Brussel.
Bij Dfisc stellen we onze processen regelmatig in vraag. Zo waren we volop bezig met de migratie van Admin-IS naar AdminPulse. Die beslissing stond al vast toen ik met Bert in contact kwam. We hebben de gewoonte om zulke dingen op eigen kracht te doen. Toch ondervonden we dat we veel tijd aan het besteden waren aan details. Details die te maken hadden met het operationele en het technische van het pakket, maar we zaten ook met de vraag: Hoe gaan we dat hier logischerwijs implementeren?
We hebben dan beslist om een beroep te doen op de kennis en kunde van een extern persoon. Niet om de consultant volledig los te laten, maar om in duo aan de slag te gaan. Dat had twee voordelen. Enerzijds wonnen we tijd, anderzijds heeft de consultant natuurlijk kennis over het product en over de implementatie in verschillende kantoren.
Digitalisering is een term die veel wordt gebruikt en misbruikt. Digitalisatie zit wel in ons DNA. Nog voor we het traject van AdminPulse startten, was er bij ons op kantoor geen enkele papieren flow meer. Vandaar kwam de nood om Admin-IS te vervangen . Het is een heel mooi pakket dat zo’n 15 jaar geleden geïmplementeerd en geschreven is. Je voelt dat het gemaakt is voor een papieren flow, die we voor een stuk digitaal begeleiden. Wij wilden het omgekeerde: een digitale flow – die we al hadden – met de juiste digitale omkadering, look & feel.
We zijn nu als kantoor bezig aan een tweede digitale shift. Alle programma’s en digitale toepassingen die we hebben, stellen we opnieuw in vraag om zoveel mogelijk in de cloud te krijgen en met elkaar proberen te connecteren.
De overgang van Admin-IS naar AdminPulse was een van de grootste stappen in onze tweede shift. De data die we digitaal hadden in Admin-IS, wilden we naar de cloud brengen om te kunnen connecteren met andere programma’s zoals ons boekhoudpakket. Zo zouden we masterdata hebben die van daaruit doorstroomt.
De shift gebeurde dankzij twee dingen. Programma’s worden technisch steeds beter. Bij de softwareproducenten is de mindset van connected data gegroeid. De tijd dat je data gevangen zitten in één applicatie, is niet meer. Dat heeft ook meegespeeld bij onze keuze. Het moment dat we beslisten om Admin-IS te verlaten, hebben we de ganse markt verkend om de software te vinden die de juiste mindset had. Voor de conversie naar AdminPulse zijn we toevallig bij hetzelfde huis gebleven, maar dat was geen drijfveer voor de keuze van de software.
Digly was voor mij een snelle bron van to the point informatie. Digly weet goed waar de klepel hangt, wat wel en niet kan. We zaten snel op het juiste spoor. Digly heeft ook de technische kennis, waar wij anders een hoop artikels hadden voor moeten lezen. En als kantoor moet je echt het laaghangend fruit nemen.
Ten tweede was Bert een spiegel voor de vennoten en de werknemers, die triggerde om over te gaan naar een andere werkwijze. We hebben er veel diepe gesprekken over gehad. We hebben bewust niet alle tips gevolgd, maar dat hoeft ook niet. Het feit dat we er samen over nadenken en elkaar triggeren, heeft ons geholpen.
Je maakt je processen volgens de grootorde van je kantoor. Bij de eerste shift waren we een kantoor van 6-7 personen. Natuurlijk neem je dan andere beslissingen dan wanneer je richting 20 werknemers gaat. De grootorde van het kantoor en de lagen in de structuur spelen ook een grote rol, naast de digitalisatie. Voor ons was het een reset point om alles terug op 0 te zetten en te doen passen met de structuur en de grootorde van het kantoor. Bepaalde facturatieflows wilden we vlotter krijgen omdat we eenmaal een ander kantoor zijn dan 10 jaar geleden, met een andere werking.
Focus en tijd voorzien is het belangrijkste bij een verandering. Soms moet je hard werken voor kleine winsten. We zaten niet met een manuele fichebak of Excel-planning, we hadden flows die heel goed werkten en ingeburgerd waren. We zaten op 70 procent van de efficiëntie, maar wilden dat hoger krijgen. Op 100 ga je nooit geraken, want dan moet je iets op maat laten maken.
Je moet alles overboord gooien wat je hebt, dus dat vraagt wel om een mindshift. Je moet veel tijd investeren om een volgende sprong te maken. Ik denk dat we nu aan 95 procent zitten, bijna het hoogst haalbare volgens mij. Je moet veel moeite doen om 25 procent vooruit te gaan met een ingekocht pakket. Bij een eerste shift ga je van 0 naar 70, dat is natuurlijk een veel grotere win. Maar het zit wel in de aard van het kantoor dat we die 25 procent niet wilden laten liggen en dat we er met een positieve blik naar keken.
De shift van Admin-IS naar AdminPulse heeft ons scherp gezet om andere processen en pakketten te herbekijken. Die shift kwam er vanuit een pijn dat facturatie een te manueel proces was dat veel tijd vroeg. Dan moet je beslissen of je op de resetknop wil drukken, iets meer tijd en budget wil investeren, maar dan wel veel stappen vooruit te gaan. Qua facturatie zitten we nu met een halvering van de tijd.
Digly is een klankbord en heeft de kennis in huis om snelheid te maken en vooruit te kunnen. Bovendien heeft hij een korte lijn met softwarehuizen. Als we ergens vastzitten, weet Bert en zijn team meteen wie zij in hun netwerk moeten contacteren om vooruit te geraken. Er kunnen geen wonderen verricht worden, software wordt helaas niet op maat geschreven. Maar meestal kunnen we vlug vooruit, of kan Digly het belang aankaarten bij de softwarehuizen.
We besteden daar veel aandacht aan, want het zijn de medewerkers die de ruggengraat van het kantoor vormen en het dagelijks moeten doen. We betrekken ze heel vroeg op dat pad. De ene is natuurlijk meer open voor verandering dan de andere. Bij een verandering betrekken we alle medewerkers vanaf het begin. Er zijn werkgroepen en bevragingen. We doen ook aankondigingen over potentiële veranderingen. We zullen nooit op een blauwe maandag plots meedelen dat er de volgende maand een verandering op de planning staat. We bevragen eerst de medewerkers over waar het vastloopt, en wat ze zeker nodig hebben bij een ander pakket. Van daaruit gaan we pas beslissingen nemen.
In geval van tegenwind proberen we de medewerkers mee te nemen met opleidingen, infosessies etc. Ook daar is Digly een toegevoegde waarde. Normaal gezien organiseren we zelf zulke dingen, maar Digly nam het voortouw en gaf een paar webinars aan onze werknemers. Die filmpjes worden nu, na het traject, nog steeds gebruikt om nieuwe medewerkers te informeren.
Nee, het DNA van ons kantoor is daar echt op gestoeld. Bij aanwerving zoeken we digitale alleskunners. Het zit echt wel in onze geest om te streven naar efficiëntie en verbetering.
Software is een trouwe medewerker qua efficiëntie.
Efficiëntie en die geoliede machine zitten ook dieper in al onze structuren. Met software alleen ga je niet alles redden. Het is ook de manier waarop alles wordt ingegeven. Bij een nieuwe klant moet er een onboardingsflow zijn, opvolging en bij vertrek is er een exitflow. Natuurlijk helpt software daarbij, maar je moet het nog altijd zelf doen.
We willen voor een stuk de boekhoudmotor in de cloud brengen. Voor de verwerking van de facturen zijn we volledig gedigitaliseerd, maar op het einde van de rit wordt de data nog weggeschreven op een on-premise-pakket. Die data willen we in de cloud meer geconnecteerd maken.
Waar we nu actief mee bezig zijn, en wat misschien het moeilijkste is: Hoe gaan we om met de verschillende stromen van informatie? We krijgen e-mails binnen van klanten, vragen, vergaderverslagen etc. Hoe gaan we al die info op een efficiënte manier beheren? We hebben al gedacht om het in een ticketing-, een opvolgsysteem te steken. Ook daar voel je dat de huidige softwareleveranciers nog niet gewoon zijn aan die manier van denken. Het moet vanuit de leveranciers gedragen worden, niet individueel vanuit de kantoren.
Het derde is dat we onze dienstverlening meer body willen geven, en echt als een afzonderlijke tak ‘product’ in ons kantoor vastnemen.
Absoluut. Softwareveranderingen worden nog te vaak gezien als de evolutie van een schoendoos naar een eerste digitaal gegeven. Maar ook voor een tweede shift kan je een partner als Digly onder de arm nemen. Met Digly kan je van 70 procent naar 90 procent gaan.
Meer info over Dfisc vind je hier: www.dfisc.be
Bekijk hier wat andere klanten over Digly zeiden.
Vennoot
Schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief en ontvang nieuwe inzichten over digitalisatie in accountancy.
Altijd gehydrateerd, dankzij
