Digly Ervaring

Waarom je moet digitaliseren als kleiner accountantskantoor?

“We merken nu al dat we door software intern onze taken beter kunnen opvolgen. “

Wie is Elke Laenen?

Hoe ben je bij Digly terechtgekomen?

Tijdens een webinar van SterkDigitaal vertelde iemand over de samenwerking met Digly. Ik heb zelf iemand in dienst met een IT-achtergrond waardoor we zelf al wel stappen in de digitalisering hadden gezet.

Echter zijn er zoveel verschillende softwareoplossingen dat we op een gegeven moment geen overzicht meer hadden. Ik heb naar aanleiding van dat webinar een gesprek met Bert ingepland over onze aanpak en eventuele verbeterpunten.

Wat waren de grootste uitdagingen voor je een beroep deed op Digly?

We hadden al veel tools, maar die werden naar mijn gevoel niet efficiënt gebruikt. Ik wilde graag weten welke tools werden aanbevolen door iemand zoals Bert, die ervaring heeft in de accountancywereld en die heel goed op de hoogte is van de software die er op de markt is.

Je kunt van 101 programma’s gratis demo’s volgen, die zien er stuk voor stuk geweldig, nuttig en gebruiksvriendelijke uit, tot je ermee begint te werken. Dat was de insteek van ons gesprek: ontdekken welke software er is, welke software een meerwaarde kan bieden voor ons kantoor en hoe we de software die we reeds hadden zo efficiënt mogelijk kunnen gebruiken.

Waarom heb je dan beslist om actie te ondernemen en de samenwerking aan te gaan?

In het eerste gesprek kwam naar boven dat ik de structuur in FID-manager moest herbekijken.

We hadden dit softwarepakket al verregaand aangepast aan onze noden echter heeft Digly mij nog een aantal verbeterpunten getoond door de werking van AdminPulse toe te lichten. Verder had ik interesse om opnieuw met Silverfin te werken.

Hoe ver stond je bedrijf in digitalisering?

Voor kantooradministratie werkten we met FID-manager. Dat gebruiken we al sinds de start van het kantoor. Voor pre-accounting gebruiken we ClearFacts.

Voordien hadden we een minder goede ervaring met Bill2box. We hadden dus al wat stappen ondernomen, maar de software werd naar mijn gevoel niet ten volle gebruikt.

Welke uitdagingen heeft Digly samen met jou aangepakt?

Digly heeft Silverfin geïmplementeerd. Digly heeft de software gestructureerd volgens onze wensen, ze hebben onze checklist en details voor een afsluiting uit Excel volledig vertaald naar Silverfin. Dit heeft mij enorm veel tijd bespaard.

Ik heb in het verleden zelf Silverfin helemaal ingesteld voor een kantoor waar ik destijds voor werkte, dit nam enorm veel tijd in beslag. Tijd die ik nu niet zelf had.

Daarnaast heb ik een verkort traject in prijszetting gedaan met Bert. We doen veel meer dan enkel het inboeken van de facturen en de opmaak van het resultaat op het einde van het jaar, maar hebben dit in het verleden niet altijd gefactureerd aan klanten.

Ik werd met een aantal dingen geconfronteerd, Bert neemt geen blad voor de mond. Door een klankbord te hebben, door iemand te hebben die zegt waarop het staat, kun je sneller knopen doorhakken. Je weet onbewust die dingen wel, maar gaat er niet mee aan de slag.

Wat vonden je klanten van die wijziging?

Voorlopig heb ik vooral positieve reacties gehad. Dan merk je dat deze klanten echt wel appreciëren wat je voor hen doet.

Er zijn natuurlijk enkele klanten weggegaan, maar ik heb geen spijt van de beslissing om onze facturatie aan te passen. We zijn een klein kantoor, maar trachten onze klanten volledig te ondersteunen.

Hieraan hangt een bepaald kostenplaatje vast. De klanten die dit niet erkennen, zijn waarschijnlijk niet de klanten die bij ons kantoor passen.

Is de softwarekost nu draaglijker geworden door je nieuwe prijszetting?

Het blijft een grote hap uit het budget. Voorlopig heb ik nog niet de indruk dat ons werk veel sneller gaat nu, maar hopelijk verandert dat binnenkort.

We zijn nog maar 1 jaar met Silverfin aan de slag. Verder merk ik wel dat, door het verder naar onze hand zetten van FID-manager, we intern de taken beter kunnen opvolgen.

Wat is volgens jou het moeilijkste onderdeel van de digitale transformatie als accountantskantoor?

Je voordeel eruit halen, vind ik het moeilijkste deel. Het kost enorm veel geld, dus je wil dat al je programma’s goed kunnen samenwerken. De grootste uitdaging is de juiste tools kiezen en die dan zo goed mogelijk gebruiken om uiteindelijk efficiënter te kunnen werken.

Wat is de grootste toegevoegde waarde van Digly?

Digly heeft de nodige kennis van de software in combinatie met zijn kennis van de accountancy. Deze combinatie is goud waard. Dit was een enorme hulp bij implementatie van Silverfin.

“Door een klankbord met kennis van zaken te hebben, twijfel je minder.”

Verder neemt Bert geen blad voor de mond. Dat kan ik wel appreciëren. Hierdoor heb ik toch al een aantal keren wat sneller knopen doorgehakt. Door een klankbord, met kennis van zaken, te hebben, twijfel je minder.

Op welke manier zou je je boekhoudkantoor nog verder willen digitaliseren?

Voorlopig houden we het hierbij. We gaan verder met het implementeren van de dingen die we afgelopen jaar gerealiseerd hebben. Met Silverfin zijn we in februari 2023 gestart, dus ik hoop dat het binnenkort rendement oplevert. Ik wil even afwachten hoe dat loopt.

Dit jaar staat in het teken van efficiëntie, efficiëntie bereiken met de dingen die we geïmplementeerd hebben.

Hoe was het voor je werknemers om een nieuwe stap te zetten in de digitalisering?

Mijn team gaat er helemaal in mee. Niemand wil nog op de oude manier werken.

Geldt dat ook voor je klanten?

We zeggen al een tweetal jaren tegen nieuwe klanten dat we digitaal werken. Het is digitaal of niet. Er waren zelden uitzonderingen.

Als ze toch nog op papier binnenbrengen, gebeurt hier achterliggend wel alles digitaal. Tijdens een kennismakingsgesprek zijn er soms nog wel mensen die we daardoor afschrikken.

Zijn je klanten doorheen de jaren veranderd door deze aanpak?

Eigenlijk niet. Op een of andere manier hebben zelfs de oudere klanten zich al geschikt naar deze digitale manier van werken.

Mensen die op zoek zijn naar een boekhouder die één keer per jaar alles opvraagt, en die je voor de rest niet hoort, daar kunnen we niets voor betekenen. Zulke klanten nemen we al een tijdje niet meer aan.

Meer info over Elke Laenen vind je hier: www.elkelaenen.be

Bekijk hier wat andere klanten over Digly zeiden.

Elke Laenen

Elke Laenen

Zaakvoerder